La IA no solo me ayuda, trabaja conmigo — así puedes convertirla en parte de tu equipo Probablemente ya estés utilizando la inteligencia artificial para aligerar tu carga de trabajo de una u otra manera. Pero, ¿realmente estás aprovechando al máximo sus capacidades como asistente?

Hace unos meses, me atoré escribiendo un correo. Estábamos a punto de anunciar un retraso en el lanzamiento de un nuevo producto de Jotform, y necesitaba explicar el "por qué" de manera honesta, optimista y clara. Ni muy corporativa ni demasiado informal. Reescribí el inicio del correo cinco veces. Nada funcionaba.

Más por frustración que por estrategia, abrí mi asistente de inteligencia artificial (IA) y escribí: "¿Puedes ayudarme a redactar un correo interno sobre el retraso de un producto que sea transparente, tranquilizador y que mantenga al equipo motivado con lo que viene?"

Lo que recibí fue sorprendentemente decente. No estaba listo para enviarse, pero era lo suficientemente bueno como para ayudarme a avanzar. Luego intenté otra cosa: "Reescribe esto como si fueras un gerente de producto hablándole a usuarios avanzados". Y después: "Ahora condénsalo en un correo breve".

De pronto, ya no estaba bloqueado — tenía opciones, distintos tonos y un montón de ideas. No estaba trabajando solo. Tenía un copiloto.

La IA ha transformado nuestra forma de trabajar, pero la verdad es que la mayoría todavía no la estamos usando en todo su potencial. Aquí te explico cómo cambiarlo.

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Cambia tu forma de ver la IA

Los modelos de lenguaje de gran escala (LLMs), como ChatGPT, llevan ya algunos años en el centro de la conversación, y hasta los más reacios a la tecnología han experimentado con lo que ofrecen.

Según Harvard Business Review, el uso más común de los GPT actualmente es el "apoyo personal y profesional", lo que representa un cambio significativo con respecto al año pasado, cuando la categoría dominante era la "asistencia técnica y resolución de problemas". En 2024, los usuarios recurrían a la IA para tareas como generar ideas o buscar respuestas a preguntas específicas. Hoy, su relación con la IA ha evolucionado: ya no la ven solo como una herramienta, sino como un verdadero compañero de trabajo.

Esta evolución es clave. Mientras más humanizamos la IA —no en un sentido de ciencia ficción, sino de manera práctica y colaborativa—, más podemos aprovecharla de manera eficaz. En mi caso, ya uso la IA para liberar mi carga de trabajo asignándole roles según lo que necesito: si quiero recopilar estadísticas o resumir artículos, le pido que actúe como asistente de investigación. Si necesito que revise una propuesta de diseño, le asigno el papel de diseñador UX. Si estoy puliendo un pitch o un documento estratégico, le indico que adopte la perspectiva de un inversor o miembro del consejo, para poner a prueba mis ideas antes de presentarlas a la audiencia real.

Mientras más intencional seas al "asignarle un papel" a tu asistente de IA, más valor te podrá ofrecer — no solo como apoyo, sino como una auténtica extensión de tu pensamiento.

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Intégrala en tu flujo de trabajo

Uno de los errores más comunes entre quienes usan la IA de forma ocasional es hacerlo de manera esporádica en lugar de sistemática. Con solo una pequeña inversión de tiempo inicial, la IA tiene el potencial de optimizar prácticamente todos los aspectos de tu rutina diaria.

Hoy en día, incluso quienes no tienen conocimientos de programación pueden crear fácilmente asistentes de IA personalizados para aligerar tareas repetitivas. Desde los "Projects" de Claude hasta los "Gems" de Gemini, estas plataformas permiten a los usuarios almacenar datos como instrucciones detalladas y guías de tono, evitando tener que escribir el mismo prompt una y otra vez.

Por ejemplo, creé un asistente para agendar reuniones y gestionar correos electrónicos que me ayuda a priorizar mi bandeja de entrada y preparar seguimientos. Está cargado con plantillas de correos previos, conoce el tono que prefiero y puede redactar rápidamente respuestas contextuales o enviar un resumen con los próximos pasos después de una reunión. Como está entrenado con base en cómo suelo comunicarme y establecer prioridades, se siente menos como un chatbot y más como un asistente personal altamente receptivo.

¿Mi consejo? Empieza con algo pequeño. Elige una tarea recurrente —algo sencillo pero que consuma tiempo— y asígnasela a tu asistente de IA. Dale estructura, pruébala y vele dando retroalimentación. En poco tiempo, estos asistentes automatizados empezarán a sentirse como miembros invisibles del equipo, trabajando tras bambalinas para que tú puedas concentrarte en lo que realmente importa.